Automatisch metadateren met AI

Datum en tijd

15 mei 2025, 10.00 - 17.00 uur.

Locatie

Prinses Margrietkazerne, Kolonel D.J. Teesweg 1 in Wezep.

Defensie Open op Orde

Defensie wil beter omgaan met informatie en hier open en duidelijk over zijn. Dit is belangrijk voor de veiligheid van Nederland en zijn bondgenoten. Het programma Defensie Open op Orde (DOO) helpt hierbij. Dit programma loopt van 2021 tot en met 2026. Het doel is dat Defensie een goede informatiepositie heeft om beslissingen te nemen.

Een belangrijk onderdeel van dit programma is het ontwikkelen en inzetten van nieuwe technologie. Defensie wil hierover graag in gesprek met de markt. Het gaat om de volgende onderwerpen:

Kunstmatige intelligentie (AI)

Kunstmatige intelligentie, zoals generatieve AI kan helpen om informatie sneller en beter te ordenen. Defensie wil onderzoeken of AI automatisch informatie (metadata) aan documenten kan toevoegen. Bijvoorbeeld: AI herkent verschillende datums in een tekst en koppelt die aan het document, zoals een productiedatum, publicatiedatum, reactiedatum of de datum van een gebeurtenis.

Metadata toevoegen

In de huidige (legacy) systemen van Defensie is het moeilijk om automatisch metadata toe te voegen aan documenten, zowel nieuwe als oude. Door AI, statistiek of machine learning te gebruiken, wil Defensie metadata automatisch laten toevoegen. Dat maakt informatie makkelijker vindbaar, beter bruikbaar (bijvoorbeeld voor toepassingen zoals DefGPT), en beter beveiligd. Ook helpt het om efficiënter te werken.

Hoofdvraag

Hoe kan Defensie (generatieve) AI op een verantwoorde manier en on-premises inzetten om automatisch metadata te maken, onderscheiden en toe te voegen aan nieuwe en bestaande informatie?

Deelvragen

1. Hoe kan (Gen) AI worden gebruikt om met terugwerkende kracht tientallen miljoenen documenten in bestaande (legacy) systemen te indexeren en metadateren?
2. Welke IT-infrastructuur is nodig om snel grote aantallen documenten te verwerken met AI-gebaseerde oplossingen?
3. Kan dit applicatie-onafhankelijk, bijvoorbeeld als meta-datering as a service? Documenten zijn nu in verschillende (legacy) systemen opgeslagen?
4. Is het mogelijk om metadata op te slaan in een aparte laag? Werkt dat goed genoeg?
5. Hoe kunnen bestaande autorisaties behouden blijven? Sommige sets van documenten zijn enkel beschikbaar voor specifieke personen (principe van need to know). Defensie wil dat behouden, misschien zelfs ten aanzien van de metadata.

Gewenst resultaat

Defensie wil een manier vinden om automatisch informatie zoals datums en locaties uit teksten te halen. Deze informatie moet dan betrouwbaar worden opgeslagen als metadata bij het document. Zo wordt het werk makkelijker, sneller en veiliger.

Aanmelding en selectie

• De themahouder van Defensie bereidt een onderwerp voor een IT-tafel voor.
• We publiceren het thema en datum van de IT-tafel op deze website. Je kunt je als marktpartij inschrijven voor deze IT-tafel.
• Na inschrijving via de site ontvang je per mail een uitnodiging. Hierin zit een onepager waarin we de hulpvraag beschrijven. Ook zit er een intakeformulier bij waarin we vragen om je mogelijke oplossing voor de hulpvraag op te schrijven. In het intakeformulier vul je ook in welke content matter expert deelneemt namens jouw organisatie. Zonder inhoudelijk expert kan je organisatie niet deelnemen. Bij de IT-tafels willen we een goed inhoudelijk gesprek kunnen voeren met de juiste vertegenwoordiging van experts. 
• Defensie beoordeelt de inschrijvingen. We letten daarbij op een aantal punten. Bijvoorbeeld: levert jouw organisatie toegevoegde waarde op het onderwerp, wordt jullie organisatie vertegenwoordigd door de juiste persoon (content matter expert), zijn de gegeven oplossingsrichtingen uit het intakeformulier van waarde om het gesprek met elkaar aan te gaan tijdens de IT-tafel?
• Uiterlijk 10 dagen voor de start van de IT-tafel laten we weten welke kandidaten kunnen deelnemen. Je ontvangt ook bericht als je niet kan deelnemen.
• Als we meer informatie of vragen hebben voor aanvang van de IT-tafel, dan laten we dat weten. Je krijgt dan een e-mail vanuit it-tafels@jivc-leveranciersdialoog.nl .
• Bereid je goed voor op de IT-tafel. Ken de onepager en jouw antwoorden op de hulpvraag.
• De IT-tafel gaat van start. De IT-tafel bestaat uit een dagdeel met daarin een plenaire introductie, een of meerdere break-outsessies om de dialoog aan te gaan met de aanwezige leveranciers en een korte terugkoppeling tijdens het tweede plenaire gedeelte. Als het nodig is, passen we het format aan.
   

Vervolg

• Na afloop van de IT-tafel mailen we een korte samenvatting (recap) naar de deelnemers en publiceren die op de website.
• De themahouder van Defensie gaat in gesprek om een mogelijk vervolg te geven aan de uitkomsten van de IT-tafel. Dit kan zijn in de vorm van:
  • Een vervolgsessie waarin we een verdere verdieping maken op een of meerdere specifieke use cases.
  • Een-op-eengesprekken tussen de themahouder en (een selectie van) de aanwezige leveranciers.
  • Een uitnodiging om een beknopt voorstel te schrijven op basis van de uitkomsten van de IT-tafel.

Voorwaarden

Door deelname aan de IT-tafel(s) ga je akkoord met de volgende voorwaarden:

1. Defensie vergoedt geen kosten die gemaakt worden door deelname aan de IT-tafel(s) of daaraan verbonden activiteiten.
2. Defensie mag ervoor kiezen om niet verder te gaan met de IT-tafel(s) of de resultaten daarvan.
3. Alle verstrekte en geleverde informatie van de deelnemers aan de IT-tafel(s) mag Defensie gebruiken voor de opstelling van een programma van eisen, verwervingstraject en/of informatie-uitwisseling met externe partijen.
4. Informatie die Defensie voorafgaand aan en tijdens de IT-tafel(s) deelt kan veranderen. Defensie kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor de gevolgen daarvan.
5. Deelnemers aan de IT-tafel(s) worden niet individueel geïnformeerd over mogelijke verwervingstrajecten en/of vervolgtrajecten. Verwervingstrajecten worden gepubliceerd volgens de geldende wetten en regels.

Meer weten?

Ga naar de beginpagina JIVC-leveranciersdialoog. Heb je een vraag? Neem gerust contact op via ons contactformulier.