Het ministerie van Defensie gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Wilt u weten hoe? Dat kan. In de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) staat welk recht u daarvoor heeft. Er zijn wel een paar uitzonderingen. Op deze pagina leest u welke uitzonderingen dat zijn. En u leest hoe u kunt nagaan welke persoonsgegevens Defensie van u heeft en welke u daarvan bijvoorbeeld kunt inzien, laten aanpassen, verwijderen of overdragen.

Wat zijn uw privacyrechten?

U heeft als betrokkene soms rechten op uw eigen persoonsgegevens. Met uw toestemming kunnen deze rechten ook worden uitgeoefend door bijvoorbeeld een advocaat (via een machtiging).

In de AVG (artikel 15, 16, 17, 18, 20, 21, 22) staat welke rechten u heeft. U heeft het recht:

  • op inzage van uw persoonsgegevens;
  • uw persoonsgegevens aan te passen (rectificatie);
  • uw persoonsgegevens te wissen (vergetelheid);
  • de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
  • uw persoonsgegevens over te hevelen (dataportabiliteit);
  • bezwaar te maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens;
  • menselijke tussenkomst bij besluitvorming en profilering.

Uitgebreide uitleg over deze rechten vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

U mag de rechten alleen uitoefenen over uw eigen persoonsgegevens, niet over de persoonsgegevens van anderen. Behalve als u toestemming (een machtiging) heeft van de persoon om wie het gaat. Verderop op deze pagina leest u hoe dat werkt.

Let op: Er gelden uitzonderingen op privacyrechten op basis van de AVG. Dat kan te maken hebben met andere wetgeving, of bijvoorbeeld de nationale veiligheid.

Situaties waarin de AVG niet geldt

Moet ik betalen als ik een verzoek indien?

In beginsel hoeft u geen geld te betalen als u een verzoek indient.

Indienen verzoek privacyrechten persoonsgegevens

Wilt u een verzoek voor uw privacyrechten persoonsgegevens indienen? Dat kan via het Aanvraagformulier opvragen persoonsgegevens verderop de pagina.

Legitimatie verplicht

Stuur een kopie van uw legitimatiebewijs mee met uw verzoek. Op de website van de rijksoverheid kunt u lezen hoe u veilig een kopie maakt van een legitimatiebewijs.

Defensie houdt bij wie, wanneer welke rechten heeft ingeroepen. Uw kopie legitimatiebewijs wordt na toetsing vernietigd.

Machtiging voor persoonsgegevens van een ander

U heeft alleen rechten op eigen persoonsgegevens, tenzij u gemachtigd bent. In dat geval stuurt u het volgende mee met uw verzoek:

  • een machtiging;
  • een kopie van uw legitimatiebewijs;
  • een kopie van het legitimatiebewijs van de persoon waarvoor u gemachtigd bent.

Persoonsgegevens overleden persoon

Voor het opvragen van persoonsgegevens van een overleden persoon stuurt u het volgende mee:

  • een uittreksel uit het overlijdensregister (ook wel akte van overlijden genoemd). Is de persoon meer dan 50 jaar geleden overleden, mag dat ook een afbeelding uit het archief van de burgerlijke stand zijn.
  • een omschrijving van uw relatie met betrokkene.

Is de geboortedatum van de overleden persoon meer dan 100 jaar geleden? Dan heeft Defensie geen persoonsgegevens meer van deze persoon.

Sommige dossiers draagt Defensie over aan het Nationaal Archief. Dit zijn de:

  • personeelsdossiers van burgers met schaal 16 of hoger;
  • personeelsdossiers van militairen met een rang van brigadegeneraal of hoger;
  • personeelsdossiers van dragers van de Militaire Willems-Orde; 
  • staten van dienst van militair personeel.

Kopie legitimatiebewijs

Op de website van de rijksoverheid kunt u lezen hoe u veilig een kopie maakt van een legitimatiebewijs. Een geldig legitimatiebewijs is een paspoort, Nederlandse identiteitskaart, ID-kaart of paspoort uit een EER-land of een Nederlands vreemdelingendocument.

Defensie houdt bij wie, wanneer welke rechten heeft ingeroepen. Na toetsing worden de ingediende kopieën van legitimatiebewijzen en wanneer van toepassing de akte van overlijden vernietigd.

Let op: Defensiepersoneel

Werkt u op dit moment als beroepsmilitair, reservist of burger bij Defensie? Raadpleeg dan de intranetpagina 'Bedrijfsvoering / Beveiliging en privacy' voor meer informatie en de pagina 'Bedrijfsvoering / Beveiliging en privacy / Indienen verzoek privacyrechten' voor het indienen van uw verzoek.

Aanvraagformulier opvragen persoonsgegevens

Formulier verzoek privacyrechten persoonsgegevens

Uw gegevens
Op welk AVG-recht doet u een beroep? (verplicht)
Van wie vraagt u persoonsgegevens op? (verplicht)
Lees de uitzonderingen bij overleden personen bovenaan deze pagina onder Wat u niet kunt opvragen met de AVG.
Vul hier het werknemer-id of registratienummer in van degene van wie u de persoonsgegevens opvraagt. Wanneer niet bekend vult u in: geboortedatum.
Om welke persoonsgegevens gaat het? (verplicht)
We vragen dit zodat uw verzoek bij de juiste behandelaar terecht komt. Dit versnelt uw verzoek.
Stuur in alle gevallen een kopie van uw eigen legitimatiebewijs mee.

Informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens

Wij gebruiken uw gegevens om contact met u op te nemen. We delen uw gegevens niet met derden. De meegestuurde legitimatiebewijzen en wanneer van toepassing de akte van overlijden vernietigen we na toetsing. Meer informatie over het verwerken van persoonsgegevens op de website vindt u via de link in het uitklapmenu hieronder.

Akkoordverklaring (verplicht)

Let op: als u op ‘Controleer wat u heeft ingevuld’ klikt, moet u naar beneden scrollen en kiest u voor ‘Aanpassen' of ‘Versturen’.

Wat gebeurt er nadat ik een verzoek heb ingediend?

U heeft een verzoek op grond van de AVG ingediend bij Defensie. Wat gebeurt er daarna? Uw verzoek wordt binnen 1 maand na ontvangst beantwoord. In sommige situaties mag de afhandeltermijn worden verlengd met 2 maanden. U ontvangt daarvan dan bericht.

Bent u het niet eens met het besluit over uw verzoek?

Dan kunt u digitaal een bezwaar indienen.

Toezicht door Functionaris voor Gegevensbescherming

Defensie heeft een zelfstandig toezichthouder die toeziet op het correct verwerken van persoonsgegevens. Volgens de wetten en normen die daarvoor gelden. Deze Functionaris voor Gegevensbescherming heeft bevoegdheden zoals:

  • vragen om inlichtingen;
  • inzage in alle stukken;
  • toegang tot alle locaties waar persoonsgegevens worden verwerkt.

De Functionaris voor Gegevensbescherming bij Defensie:

  • is aangewezen als toezichthouder op de naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Wet politiegegevens (Wpg).
  • gaat ook over het AVG-verwerkingenregister. Dat is het register waarin de meldingen van registraties (verwerkingen van persoonsgegevens) bij Defensie worden opgenomen.
  • heeft géén toezichtsbevoegdheden voor de Militaire Inlichtingen en Veiligheidsdienst (MIVD).
  • is te bereiken via e-mail: functionaris.gegevensbescherming@mindef.nl.