ADR: afhandelen interne meldingen lastig door patronen bij Defensie
10 hardnekkige patronen hinderen Defensie bij het oppikken en behandelen van meldingen, vragen of klachten uit de eigen organisatie. Ook kunnen ze het menselijk reageren in de weg staan. Voorbeelden van patronen zijn weinig inlevingsvermogen of de enorme hoeveelheid regels in combinatie met hoe Defensie in elkaar zit en werkt. Dat schrijft de Auditdienst Rijk (ADR).
De dienst heeft 26 rapporten uit de laatste 10 jaar op een rij gezet om te zien hoe Defensie omgaat met signalen van (oud-)medewerkers. Het onderzoek is gedaan in opdracht van het programma Defensie Open op Orde (DOO) met als doel ervan te leren. Na de kinderopvangtoeslagenaffaire heeft de rijksoverheid bij alle ministeries een Open op Orde-programma opgezet. Dat moet onder meer leiden tot het menselijker reageren op signalen en zo het vertrouwen bij burger en Tweede Kamer in de rijksoverheid herstellen.
‘Doorbreken patronen weinig realistisch’
De patronen bij Defensie hebben te maken met een combinatie van factoren. Zoals de formeel/juridische instelling van de organisatie, te weinig (goed) personeel, bezuinigingen en druk van buitenaf. Ook het roulatiesysteem, waarbij militairen om de 3 jaar van functie wisselen, speelt een rol. Volgens de ADR zijn de problemen niet uniek voor Defensie. Andere grote organisaties hebben met soortgelijke patronen te maken.
Het doorbreken van de patronen binnen Defensie noemen de onderzoekers weinig realistisch en in sommige gevallen zelfs niet wenselijk. Zo hebben patronen als de mannencultuur, hiërarchie, loyaliteit en groepsgevoel een nuttige functie, al kunnen ze ook tot problemen leiden.
Accepteer patronen en ga er mee om
Een ander patroon dat uit het onderzoek naar voren komt, is dat melders niet altijd vertrouwen hebben in het proces of de afhandeling. Daarnaast kunnen medewerkers ambities en verwachtingen niet bijbenen. Ook heeft het management maar beperkte informatie om te sturen en worden regels strikt gehandhaafd, terwijl tegelijkertijd wordt weggekeken bij ongewenst gedrag. Het laatste patroon is dat de organisatie een gebrek aan lerend vermogen heeft.
Het advies aan Defensie is om in de eigen organisatie het gesprek aan te gaan. Om zo medewerkers bewust te maken van de patronen en een manier te vinden hoe ermee om te gaan. Een tweede aanbeveling is medewerkers te stimuleren en te ondersteunen die het initiatief hebben genomen om Defensie menselijker en opener te maken. Dit deden ze buiten de regels, procedures en leiding om.
Deze aanbevelingen moeten volgens de ADR worden opgepakt binnen al lopende projecten. Daar hoeft geen nieuw plan voor te komen, want dat is juist een van die patronen. Plan volgt op plan wat maakt dat overzicht en samenhang ontbreken en mensen verdwalen in het systeem.
Enige nuance
De ADR benadrukt dat enige nuance op zijn plaats is. Defensie heeft zo’n 60.000 medewerkers en bestaat uit honderden afdelingen en eenheden. Er zijn onderdelen waar zaken goed lopen of al verbeterd zijn.
Aan de slag met aanbevelingen
Defensie volgt de aanbevelingen van de ADR op. Het programma DOO helpt organisatieonderdelen die al bezig zijn met concrete verbeteracties. Voorbeelden hiervan zijn het opnemen van de patronen in bestaande opleidingen. Ook komt er meer aandacht voor duidelijk, niet-juridisch taalgebruik in contacten met medewerkers in bestaande trainingen. Er komen dialoogsessies met commandanten van de Defensieonderdelen en het wordt medewerkers makkelijker gemaakt om intern een melding te doen.