Weblog van de Commandant der Strijdkrachten

‘Borstels en vet’

‘Als we het kleine niet kunnen fiksen, hoe realiseren we dan de grote zaken?’, zullen veel mensen in onze organisatie zich afvragen. En dat begrijp ik wel. Zeker na 1 van mijn laatste werkbezoeken.

2 weken geleden was ik namelijk bij de Directie Materiele Instandhouding (DMI) van de Koninklijke Marine in Den Helder, waar ik met allerlei mensen op de werkvloer sprak over wat hen bezig houdt. Meestal hoor ik dan - naast natuurlijk de trotse verhalen over het werk - de klachten over bijvoorbeeld een gebrek aan reservedelen, stroperigheid in de organisatie of de nieuwe cao waar iedereen al zo lang op zit te wachten. De onderwerpen die begrijpelijk overal wel aan de orde komen.

‘Waarom nog niet opgelost?’

Maar op een gegeven moment zei een monteur in de werkplaats ook, dat hij al een tijdje wacht op ‘borstels’ en ‘vet’, die hij nodig heeft voor het onderhoud aan wapensystemen. Het bleek voor hem een serieus probleem te zijn, wat schijnbaar maar niet snel opgelost kon worden.

Voor mij op dat moment - eerlijk gezegd - een probleem waarvan ik niet begreep waarom het nog niet opgelost was. Dus ik bracht het ter sprake na afloop van mijn bezoek in een gesprek met de leiding van de DMI.

‘Grote zaken’ versus ‘kleine ongemakken’

Zij hadden wel van het probleem gehoord, maar het stond blijkbaar niet heel hoog op de prioriteitenlijst. Ik denk dat men er vanuit ging dat het wel opgelost zou worden ‘in de lijn’. Want tja, zo ingewikkeld is het probleem nou immers ook weer niet. En er zijn wel grotere uitdagingen en vraagstukken waar we voor staan. Zoals ‘hoe gaan we de komende jaren zorgen dat er voldoende monteurs zijn?’, want door de vergrijzing vertrekken heel veel ervaren collega’s, en de krapte op de arbeidsmarkt is natuurlijk groot.

‘En hoe gaan we ervoor zorgen dat de hele logistieke instandhouding van de vloot geregeld wordt en blijft?’, want in de afgelopen jaren hebben we vooral daarop bezuinigd. En de leiding van de DMI denkt ook na - gelukkig maar - over hoe we straks de nieuwe schepen gaan onderhouden; allemaal harstikke belangrijk.

Geen boodschap aan

Maar daar heeft die monteur die nu zit te wachten op borstels en vet geen boodschap aan. En dat begrijp ik ook heel goed.

Die monteur heeft een to-do-lijst die vandaag of morgen af moet, en daar heeft hij dan ook nu de juiste spullen voor nodig.

En dergelijke frustraties bemerk ik nog vaak als ik op werkbezoek ga. ‘Voertuigen die langdurig op de parkeerplaats staan, omdat de monteur wacht op onderdelen’, of ‘zaken die besteld zijn maar in de - voor velen - black box van het verwervingsproces zijn blijven hangen’. Mensen willen wel vooruit en dingen doen, maar kunnen niet - is eigenlijk wat ik dan hoor.

Oog houden voor kleine zaken

Hoe komt dit nou? Ik denk dat we als leidinggevenden in de organisatie vooral bezig zijn met de grote dingen, maar soms vergeten aandacht te houden voor de kleinere ongemakken, om het zo maar te zeggen. En dat terwijl juist die ongemakken of problemen relatief eenvoudig verholpen kunnen worden.

En 1 ding weet ik zeker: daar maken we de mensen op de werkvloer juist heel blij mee, en dat draagt ook bij aan het herstel van het vertrouwen. Als voertuigen gewoon inzetbaar zijn, en bestelde basale spullen binnen afzienbare tijd beschikbaar - zodat de monteur gewoon de borstels en het vet kan pakken als hij dat nodig heeft - dan gaan veel meer mensen met een voldaan gevoel naar huis aan het eind van de dag.

Maar hoe doen we dat dan?

Vaak vergt het vooral enige vasthoudendheid of juist beter inzicht in de mogelijkheden die er zijn. Ik hoor dat mensen soms eenvoudigweg niet weten waar ze moeten aankloppen om iets vlot te trekken.

Daar moeten we verandering in brengen. Geen nieuwe procedures, maar meer inzicht in wat kan en wat werkt. Denk aan de regeling Zelfstandige Kleine Aankopen (ZKA)  tot €15.000. Daarmee kunnen al veel zaken snel worden opgelost. Maar dan moet je wel weten hoe het werkt. Bij wie je moet zijn. En dan moeten we geen extra regels bedenken om dat te stroomlijnen.

En laten we ook vooral leren van elkaar. Ik hoorde dat de levertijd van bedrijfsstoffen op Gilze-Rijen is teruggebracht van 8 weken naar 1 week; niet door een nieuw systeem, maar door meer harmonie in de keten. Collega’s die met elkaar praten om het proces te verbeteren en versnellen. Zulke ervaringen, zulke kennis moeten we delen met elkaar. 

Ik ben er van overtuigd dat die successen dichter bij zijn dan we denken; dus de volgende keer als SAP of een ander systeem ‘nee’ zegt, zoek dan - bij wijze van spreken - je collega aan de andere kant van dat scherm op en kijk hoe je elkaar kunt helpen. En laten we zo heel concreet werken aan het herstel van vertrouwen.

Luitenant-admiraal Rob Bauer
Commandant der Strijdkrachten