Weblog

Eerste indrukken interventieteam

Krap een maand na de oprichting van het Interventieteam is het tijd om de 1e balans op te maken. Ons team is inmiddels gegroeid van 2 naar 8 medewerkers, met zeer diverse achtergronden. En wij hebben een softwareprogramma ingericht waarin wij alle meldingen kunnen registreren en bijhouden. De teller staat inmiddels op meer dan 140 meldingen en daar zijn wij blij mee.

Wie: kolonel Gerbe Verhaaf

Wat: hoofd Interventieteam Defensie

Portret luchtmachtkolonel.
Kolonel Gerbe Verhaaf.

Wij hebben met alle melders contact gehad. Daarbij bleek nadrukkelijk dat persoonlijk contact via de telefoon de voorkeur heeft. Bij de behandeling van meldingen gaan wij de telefoon en persoonlijk bezoek dan ook als belangrijkste communicatiemiddelen gebruiken.

Vanaf nu zal ik bovendien regelmatig onze ervaringen met u delen via deze blog.

“‘Makelaar’ tussen personeel en organisatie. Voor het oplossen van knelpunten.”

Onze functie

Ons team functioneert als ‘makelaar’ tussen personeel en organisatie. Voor het oplossen van knelpunten die te maken hebben met persoonlijke uitrusting en/of woon-, werk- en leefklimaat. Wij hebben de bevoegdheid gekregen om rechtstreeks door de gehele Defensieorganisatie heen, en mogen met alle niveaus communiceren. Daarmee kunnen wij door gerichte interventies de lijn ondersteunen om stagnatie weg te nemen. De eerste 3 weken heeft dat al meer dan 20 keer succes opgeleverd.

Eerste resultaten

Enkele van die resultaten wil ik kort met u delen:

Onhandige legering

Door renovatie van legering op Soesterberg was huisvesting van cursisten op locatie niet mogelijk. Standaard werden zij naar een hotel op een aantal kilometers afstand verwezen, wat veel praktische problemen opleverde voor zowel instructeurs als cursisten. Na wat speurwerk bleek dat er nog een andere oplossing was waar alle betrokkenen erg blij mee waren. Door de juiste partijen met elkaar te verbinden is nu niet alleen voor deze klassen een oplossing gevonden maar ook voor alle volgende klassen tijdens de renovatie.

Opleiding in de knel

Een aantal van onze militairen zag de datum van hun uitzending snel naderen maar zij misten nog een opleiding. Door het systeem werden zij keer op keer uit de planning voor de opleiding gehaald; het was de vraag of zij die nog voor hun uitzending zouden kunnen volgen. Door snel met de cursusleiders om tafel te zitten en in te grijpen in het systeem van prioriteitstelling is het alsnog gelukt om ze hun opleiding te laten volgen.

Witte 'thin client'-computer.
Thin client.

Thin clients tekort

De Directie Materiële Instandhouding in Den Helder had een groot tekort aan zogeheten thin clients (kleine computer gekoppeld aan centrale computer). Het Joint IV Commando wilde natuurlijk heel graag leveren maar heeft een capaciteitsprobleem. Met beide partijen is bij wijze van 1e proef overeengekomen dat de thin clients nog diezelfde week konden worden opgehaald en dat de gebruikers deze zelf mochten installeren. Als de proef slaagt zou dit voor meerdere eenheden met een tekort aan thin clients een mooie tussenoplossing kunnen zijn.

Verkeersbewegwijzering Koninklijke Marine naar ingang Nieuwe Haven in Den Helder.
Wegwijzer naar ingang Nieuwe Haven in Den Helder.

File aan de poort

Vanuit diezelfde locatie kregen wij een melding over lange wachttijden voor de poort ’s ochtends vroeg. Zo lang dat mensen soms meer dan een half uur in de rij stonden voor zij het terrein op konden. Na overleg door de Koninklijke Marine met de Defensie Bewakings- en Beveiligingsorganisatie zijn 3 simpele, praktische maatregelen bedacht en is er iets meer capaciteit tijdens spitsuren toegevoegd. Afgelopen week waren de files nadrukkelijk minder. Wij houden de vinger aan de pols.

Irritatie persoonlijke uitrusting

Natuurlijk hebben wij ook een aantal meldingen binnengekregen over problemen met persoonlijke uitrusting, een irritatie die vaker wordt genoemd binnen onze organisatie. Hoewel het KPU (het kledingbedrijf van Defensie) er alles aan doet om fouten te voorkomen is het met een clientèle van zo’n 45.000 mensen niet gek dat er wat foutjes in de levering sluipen.

De Zelfstandige Aanschaf (ZA)-brief is een mooi voorbeeld van een uiterste poging om toch te zorgen dat militairen kunnen aanschaffen wat ze nodig hebben. Is de maat niet op voorraad en is het echt op korte termijn nodig? Vraag dan of het mogelijk is om een ZA-brief te krijgen.

Nader onderzoek leerde ons bovendien dat het KPU niet altijd iets kan doen aan tekortkomingen in het systeem. Toch doen zij er alles aan om de service te verlenen die nodig is.

Militairen halen hun kleding op. Houten kisten met persoonsgebonden uitrusting.
Militairen halen hun kleding op bij het kledingbedrijf van Defensie.

Samen met het interventieteam werkt het KPU keihard aan het oplossen van een hele lijst aan individuele meldingen, maar ook aan een structurele verbetering in de samenstelling van kledingpakketten. Vooral voor kleine specialistische eenheden en/of voor eenheden waarin alle krijgsmachtdelen zijn vertegenwoordigd.

Ik hoop u daar in een volgende blog meer over te kunnen vertellen.

Oplossing vaak dichterbij...

Deze 1e blog wil ik afsluiten met een geleerde les die wij breed onderschrijven. En die wij herkennen bij de behandeling van al onze meldingen:

Wanneer wij de communicatie met anderen maar actief oppakken en over de rand van de eigen verantwoordelijkheden heen kijken, liggen de oplossingen vaak voor de hand en dichterbij dan wij denken.

Namens het team dank ik iedereen waarmee wij de afgelopen weken al goede, structurele oplossingen hebben gevonden en gerealiseerd. Samen laten wij zien dat er (weer) heel veel mogelijk is binnen onze organisatie.

Kolonel Gerbe Verhaaf

Reactie toevoegen

Ongepaste reacties worden niet geplaatst. Uw bericht mag maximaal 2000 karakters tellen.

* verplichte velden

Uw bericht mag maximaal 2000 karakters lang zijn.

Reacties

Er zijn nu geen reacties gepubliceerd.